SAMARINDA – Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Arsip Juga dapat merekama kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim kini telah beralih menuju arsip digitalisasi dalam menjaga dan melindungi aset daerah agar rekam jejak tersebut tidak mengalami kerusakan dimakan waktu.
Kadis DPK Kaltim, HM Syafranuddin mengatakan, arsip sangat dibutuhkan di masa yang akan datang. “Hari ini berbuat bisa saja keesokan harinya sudah menjadi kenangan, bahkan hitungan detik saja sudah terbilang sejarah,” katanya.
Oleh sebab itu, DPK Kaltim terus melakukan pembenahan dan inovasi terhadap kearsipan di Provinsi Kalimantan Timur melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), arsip terpusat secara online dan terintegrasi dari tingkat daerah hingga tingkat pusat.
“Srikandi bisa melakukan peminjaman dokumen. Sewaktu-waktu kalau ada orang yang membutuhkan dokumen seperti surat tanah bisa langsung diberikan dalam bentuk PDF, tinggal diprint. Jadi dokumen aslinya tetap aman dalam brankas,” ujarnya.
Kata dia, jaman sekarang sudah serba-serbi teknologi. Berbeda dengan dulu, dulu informasi hanya bisa dilihat melalui koran atau kabar cetak, sekarang sudah bisa melalui media sosial seperti Instagram.
“Pemerintah daerah harus bisa berimbang dengan kemajuan teknologi karena memang sudah jamannya. Kaltim harus bergerak sehingga tidak mengalami ketertinggalan,” jelasnya.
Dengan adanya pengarsipan digital ini diharapkan dokumen-dokumen penting, tidak hanya tercetak pada selembar kertas saja, tetapi dapat dikonversi menjadi dokumen digital agar siap di arsipkan ditempat yang sudah disiapkan. (feb/adv/dpkkaltim)
